Sitios de proyectos basados en el template “Team Site” de Sharepoint y algo mas…

 

A medida que fue pasando el tiempo hemos usado el template “Team Site” para manejar y trabajar en proyectos, usandolo de diferentes maneras:

1. Proyectos simples: 1 solo team site
2. Proyectos recurrentes: 1 team site con algunos subsites
3. Multiples proyectos – Sitios PMO
4. Multiples proyectos – Coleccion de Sitios

1-Para los Proyectos simples. En la mayoría de los proyectos que son simples, proyectos a corto plazo se utiliza un Team Site sobre todo para compartir documentos, y tal vez un calendario para las reuniones y los plazos. Todo el mundo con una lógica empresarial podría pedir un Team Site. Se lo dejamos a la gerente del proyecto para configurar, pero rara vez lo hace, o cuando lo hacen el proyecto esta terminando y el sitio ya perdio el interes de mantener su contenido y estructuras. La configuración básica es en general suficiente y la audiencia es pequeña.
Es ideal que el sitio no tenga tabs, que antes eran muy usadas, pero lleva bastante trabajo configurar correctamente, sobre todo con contenidos intuitivos. Para un proyecto a corto plazo no era eficiente.

 

2-Proyectos recurrentes.También hay equipos que tienen un proyecto tras otro, como el desarrollo de productos y de IT. Algunos de los responsables del proyecto querían tener una configuración estándar para su Team Site para cada proyecto. Por ejemplo, un campo de búsqueda estándar en cada biblioteca de documentos con las fases del proyecto, una lista personalizada para administrar el tiempo , o un reloj mundial, ya que estaban trabajando con gente de todo el mundo. Como no nos gusta configurar sitios independientes en todo momento, creamos generalmente una plantilla , que nosotros o ellos pueden  activar cuando sea necesario. Asi, los responsables del proyecto tienen el beneficio adicional de que todos los sitios de los proyectos se encontraban bajo su Team Site.

 

3-Multiples proyectos – Sitios PMO. Como todas las grandes empresas, solemos tener proyectos globales con sub proyectos locales o funcionales. Se podría pensar en un proyecto sustentable, el seguimiento de la Encuesta de Satisfacción de los empleados , o el programa de reduccion de costos de una empresa . Es esencial que el progreso de estos proyectos puedan ser controlados de una manera fácil.
Muchos de esos proyectos fueron facilitadas por un Team Site simple con una lista Seguimiento de asuntos como el componente principal. Cada proyecto es un elemento , que el jefe de proyecto correspondiente tiene que actualizar de forma regular. Configurando la lista y las vistas podemos dar un gran panorama de los avances del proyecto al Gerente.
Los proyectos individuales pueden ser manejados en un subsitio, un sitio independiente, o de una manera diferente.
Las primeras veces habia empujar esta funcionalidad a los directores de programas diferentes, pero después de unas pocas implementaciones exitosas, la gente nos pide esto inmediatamente cuando un proyecto global de nuevo fue planeado.

4-Multiples proyectos – Coleccion de Sitios.Para otros proyectos globales más importantes se puede crear una colección de sitios dedicada. Sólo se hizo cuando era absolutamente necesario, por ejemplo, cuando muchas personas tuvieron que contribuir (aumentando el riesgo de sobreescritura accidental), un montón de documentación tuvo que ser compartido, y / o que era importante que un país o ciertos roles no tengan acceso a la información.
En esos casos se utilizó un subsitio plantilla por país y / o rol para cada uno. Para esto se necesito funcionalidades de Content Management. Por ejemplo, los anuncios y los manuales se publicaban en un sitio, y bajaban a todos los subsitios, mientras que los resultados del proyecto se puso encima de todos los subsitios en otro sitio para la presentación de informes.
Todos estos resúmenes influyeron en el rendimiento del sitio. Junto a esto, es indispensable pensar en la seguridad, porque había muchas personas que necesitan acceso a un sub-sitio u otro, y si querian ser capaces de ver el conjunto de los resultados, había que tener acceso a todos los subsitios. En estos casos a veces es necesario mantener los templates para reusarlos con funcionalidades que vamos agregando.

Para concluir , estos son algunos approachs de distintos tipos de sitios para manejo de proyectos. A veces usados para mantener nuestro orden en el proyecto, a veces para cumplir con PMO a veces para mostrarle al cliente que trabajamos ordenadamente,o todo esto junto.

Asi como nosotros podemos hacer cambios en estos sitios, tambien tenemos gente que se dedica a desarrollar variadas funcionalidades muy buenas para este tipo de sitios como la gente de Brightwork